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SEPA-Umstellung: Das ist zu tun

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Ab dem 1. Februar 2014 müssen Privatpersonen, Klein- und mittelständige Unternehmen sowie Großkonzerne alle elektronischen Zahlungen im SEPA-Format abwickeln. Das ist bei der Umstellung beachten:

Welche Umstellungsmöglichkeiten auf SEPA stehen zur Verfügung?

Klar ist, dass es eine Patentlösung für die SEPA-Umstellung nicht gibt. Am unproblematischsten wird sie sich wohl für Unternehmen gestalten, denn diese arbeiten in der Regel nicht mit Lastschriften. Aus diesem Grund können sie teilweise auf den Konvertierungsservice der Banken zurückgreifen. Anders gestaltet sich die Umstellung dagegen für Firmen- oder Privatkunden beim Lastschrifteinzugsverfahren, denn hier gelten neue gesetzliche Anforderungen, die mit einem höheren Verwaltungsaufwand verbunden sind. Generell stehen zwei Umstellungsoptionen zur Verfügung: Die Nutzung von einem Konverter, durch den die gesamte SEPA-Geschäfts-Logistik abgedeckt wird oder ein Update der IT-Systeme. Dabei ist beim Einsatz eines Konverters eine schnellere Abwicklung des Umstellungsprojekts zu erwarten, denn die vorhandenen Systeme bedürfen in der Regel nur einer minimalen Anpassung. Allerdings sollte die Konvertierung in BIC und IBAN rechtzeitig erfolgen, denn durch den automatisierten Prozess ist es möglich, dass nicht alle Konvertierungsergebnisse auch tatsächlich verwertbar sind. In diesen Fällen müssen Sie nacharbeiten, die Bankverbindungen exportieren und manuell in IBAN und BIC konvertieren.

Gesetzliche Anforderungen für das SEPA-Lastschriftverfahren

Analog zum bisherigen Zahlungsverkehr können Sie auch nach der Umstellung auf SEPA das Lastschriftverfahren anwenden. Sind Sie der Zahlungsempfänger müssen Sie ein entsprechendes Mandat für die SEPA-Lastschrift vereinbaren. Dabei umfasst ein SEPA-Lastschriftmandat einerseits die Zustimmung des Zahlenden für den Einzug einer Zahlung per SEPA-Lastschrift an den jeweiligen Zahlungsempfänger und andererseits den Auftrag an den jeweiligen Finanzdienstleister zur Einlösung einer Zahlung. Bei bereits bestehenden Einzugsermächtigungen ist eine Mandatsmigration möglich. Darüber hinaus können bereits schriftlich erteilte Einzugsermächtigungen als SEPA-Mandate verwendet werden. Allerdings müssen Sie darauf achten, dass der Lastschrifteinreicher den Zahlenden in schriftlicher Form sowie unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der Mandatsreferenz davon unterrichtet, dass der Wechsel von einer herkömmlichen Einzugsermächtigungslastschrift zu einer SEPA-Basislastschrift erfolgt.

Die SEPA-Umstellung ist ein umfassendes Projekt

Dass es sich bei der Umstellung auf SEPA nicht um ein reines IT-Projekt handelt, sondern dass nahezu alle Abteilungen eines Unternehmens in die Umstellung involviert sind, ist schon aus den Anforderungen für das Lastschriftverfahren ersichtlich. Im Allgemeinen betrifft SEPA folgende Unternehmensbereiche:

  • die Geschäftsführung, die die Umstellungsstrategie festlegt
  • das Personal, das die Gehaltszahlungen auf SEPA umstellt
  • das Rechnungswesen, das Kunden- und Lieferantenstammdaten um SEPA-Informationen ergänzt

  • die Rechtsabteilung, die die AGB anpasst

  • das Marketing, das Internetseiten, Verträge, Briefbögen und Rechnungen aktualisiert

  • der Vertrieb, der über die veränderten Geschäftsprozesse informiert

  • das Cash-Management, das die veränderten Einreichungsfristen berücksichtigt

  • der Service, der die Kundenberater schult

  • die Poststelle, die die AGB-Änderungen versendet

  • der IT-Bereich, der die Datenmigration durchführt sowie IT-Prozesse und IT-Systeme anpasst

Damit Sie als Unternehmen das Projekt SEPA noch Last Minute meistern können, ist es daher ratsam, einen Hauptverantwortlichen zu definieren. Dieser sollte genau ermitteln, welche Geschäftsbereiche in Ihrem Unternehmen von der Umstellung betroffen sind und neben einer klaren Umstellungsstrategie auch eine exakte Anforderungserhebung für die einzelnen Unternehmensbereiche durchführen.

Weiterführende Links:

SEPA-Umstellung, was Selbstständige wissen sollten

Informationsseite von Bundesbank und BMF

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