Papier sparen kostet

Feldkirchen-Westerham digitalisiert sämtliche Bauakten

3000 Bauakten sollen in den nächsten Wochen digitalisiert werden.
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3000 Bauakten sollen in den nächsten Wochen digitalisiert werden.
  • vonManfred Merk
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Weg vom Papier: Die Gemeinde lässt jetzt über 3.000 Bauakten digitalisieren. Das hat viele Vorteile.

Feldkirchen-Westerham – Die Digitale Verwaltung ist nicht mehr aufzuhalten. Auch in der 11 000-Seelen Gemeinde Feldkirchen-Westerham steht mit der kompletten Digitalisierung aller in Papierform gespeicherten Bauakten ein verwaltungstechnischer Quantensprung bevor.

Kosten rund 46.000 Euro

Den Auftrag für diese Herkulesarbeit erhielt die Firma Frankenraster aus Buchheim zur sogenannten Preisindikation vom Dezember 2020 mit einem geschätzten Gesamtbetrag in Höhe von rund 46 000 Euro. Die besondere Vereinbarung: Schlussabgerechnet wird nach dem tatsächlich erbrachten Arbeitsaufwand, hieß es in der Sitzung.

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Nach Aussage von Karoline Peidli von der Rathausverwaltung müssen etwa 3 000 Bauakten mit über 6 000 Zeichnungen und 404 000 Blättern digitalisiert werden. Die komplette Logistik – Verpacken der Akten in Kartonagen, Abholung und Wiederzustellung, Einscannen der Pläne und aller dazugehören Schriftstücke und Unterlagen lückenlos sichten, sie dann notfalls ausklammern, sie glätten und dann wieder komplett ordnen – wird vollständig vom Auftragnehmer erledigt.

Dokumente in gesichertem Raum

Alle Akten und Schriftstücke werden seit jeher in einem gesicherten Raum im Rathaus abgelegt. Nach der Digitalisierung in Buchdorf kommen alle Original-Unterlagen wieder ins Rathaus zurück. Karoline Peidli dazu: „Das von uns beauftragte Unternehmen kann alle entsprechenden, datenschutzrechtlichen Zertifikate vorweisen. Für die Digitalisierung aller rund 3000 Bauakten sind zehn Wochen vorgesehen.“

Die elf Mitglieder des Haupt- und Finanzausschusses haben diesen Schritt in die Digitale Verwaltung ohne Gegenstimme abgesegnet.

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Die aktuelle Vorgehensweise im Alltag aber ist doch noch etwas anders. Die elf Mitglieder des Bauausschusses erhalten alle Bauanträge, Begleitschreiben und die schon teilweise detailliert gezeichneten Pläne in Papierform.

Die Begründung: Jeder Gemeinderat hat zwar seinen eigenen, von der Gemeinde bezuschussten Laptop, über die kleinen Bildschirme aber sind nicht alle Einzelheiten deutlich erkennbar. Die logische Folgerung wäre, dass sich jeder der Räte auch noch einen hochwertigen Farbdrucker zulegt.

Damit aber wäre der eigentlich tiefere Sinn des Digitalisierens, das Papiersparen, widerlegt. Es wäre lediglich vom Rathaus weg und in die Privathäuser der Ratsmitglieder verlegt.

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