Moderne Verwaltung

Aiblinger Tafel macht durch moderne EDV Schluss mit Zettelwirtschaft

Sie arbeiten jetzt mit einer neuen EDV-Ausstattung: Tafelleiter Dr. Stefan Stöckel, Helmut Preuss, Michael Himbert, Astrid Kotter, die das Büro der Tafel betreut, und ihre Stellvertreterin Berta Riedl (von rechts).
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Sie arbeiten jetzt mit einer neuen EDV-Ausstattung: Tafelleiter Dr. Stefan Stöckel, Helmut Preuss, Michael Himbert, Astrid Kotter, die das Büro der Tafel betreut, und ihre Stellvertreterin Berta Riedl (von rechts).
  • Norbert Kotter
    vonNorbert Kotter
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Die Bad Aiblinger Tafel zu einem Dienstleister auszubauen, der auf Verwaltungsebene nach modernen Standards arbeitet, ist ein Ziel, das sich Tafelleiter Dr. Stefan Stöckel und das Büroteam der Einrichtung auf ihre Fahnen geschrieben haben.

Bad Aibling– Mit der Neuausrichtung der EDV wurde jetzt ein wichtiger Meilenstein auf diesem Weg gesetzt. Er ersetzt nicht nur die vereinzelt noch vorherrschende Zettelwirtschaft, es vereinfacht und vereinheitlicht auch Verwaltungsabläufe. „Wir sind jetzt deutlich effizienter geworden“, sagt beispielsweise Helmut Preuss, der an der Umsetzung des Konzepts federführend mitgewirkt hat.

Der geeignete Platz: Charlott Stöckel deponiert ihre Tasche in einem der neuen Spinde für die Tafel-Mitarbeiter.

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Michael Himbert und Ehrhard Peter, die IT-Fachleute aus dem Team, haben etliche Stunden ihrer Freizeit investiert, um eine maßgeschneiderte Software-Lösung für die Tafel zu finden. „Ich bin allen sehr dankbar, die engagiert mitgeholfen haben, dass wir diesen wegweisenden Schritt in die Zukunft gehen konnten“, zeigt sich Tafelleiter Dr. Stefan Stöckel erfreut über die gelungene EDV-Umstellung. Himbert und Peter haben mittlerweile alle Mitarbeiter, die bei der Tafel mit der EDV in Berührung kommen, mit dem neuen System vertraut gemacht. Über die EDV werden jetzt unter anderem die Touren für die Lebensmittelabholung zusammengestellt, die zu beliefernden Kunden erfasst sowie die Mitarbeiterverwaltung und das Finanzwesen abgewickelt. Um Missbrauch noch besser vorbeugen zu können, haben alle Tafelkunden, die zum Bezug kostenloser Lebensmittel berechtigt sind, einen digitalen Ausweis mit Bild erhalten, den sie bei der Abholung künftig vorlegen müssen.

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„Wir haben unsere Organisationsstruktur den aktuellen Erfordernissen optimal angepasst“, sind Helmut Preuss und der Tafelleiter überzeugt. An einer modernen EDV führe kein Weg vorbei, betont Stöckl mit Verweis auf die Tatsache, dass die Tafel mittlerweile 74 ehrenamtliche Mitarbeiter habe und über 400 Kunden beliefere. „Da hängt schon was dran“, so seine Kurzbeschreibung für die Tatsache, dass die Tafel-Struktur längst mit der Dimension eines Mittelstandsbetriebes vergleichbar ist.

„Neuerungen ein großer Gewinn“

Als „großen Gewinn“ sieht auch Astrid Kotter, die die Bürotätigkeit für die Tafel erledigt, die Neuerungen. „Wir haben jetzt alle relevanten Informationen und Daten zu Kunden und Mitarbeitern auf einen Blick parat“, spricht Kotter von einer wesentlichen Erleichterung für die Büroarbeit. Der Tafelleiter sowie die beiden IT-Spezialisten des Helferteams wollen das neue System jetzt genau im Blick haben und bei Bedarf nachjustieren, sollten sich noch Kinderkrankheiten zeigen. Die erkenne man oft erst in der Praxis, wissen die EDV-Experten aus Erfahrung.

Parallel zur EDV-Umstellung dürfen sich die Mitarbeiter der Tafel über eine weitere Neuerung freuen. Insgesamt stehen für sie jetzt 46 abschließbare Einzelspinde zur Verfügung, in denen sie ihre Privatsachen verstauen können.

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